Gjelder både leietakere som betaler leie og de som har gratis utlån. Målgrupper og spesielle regler for de ulike lokalene er definert under beskrivelsen av det enkelte bygg.
1. Lokaler bestilles gjennom kommunens sentralbord på telefon 61 28 30 00, eller e-post: post@ringebu.kommune.no.
2. Nøkkel til leide lokaler, branninstruks og retningslinjer for bruk av lokalet hentes og kvitteres ut ved servicetorget i rådhuset. Den som kvitterer ut må være over 18 år, og vedkommende er ansvarlig leietaker/kontaktperson. For faste leietakere inngås skriftlig leieavtale som regulerer bruken av lokalet.
3. Leietakere må til en hver tid rette seg etter gjeldende retningslinjer og pålegg gitt av utleier.
4. Når leietaker har fått utlevert nøkkel til lokalet har vedkommende ansvar for ettersyn, slukking av lys, lukking av vinduer og låsing av lokalene før de forlates. Leietaker må forvisse seg om at ingen befinner seg i lokalene før det låses. Hvis ikke annet er avtalt skal nøkkel innleveres snarest mulig, og senest første etterfølgende virkedag.
5. Leietaker har det fulle ansvar for skader på lokalet, inne og ute, samt utstyr i lokalet. Skader skal snarest meldes til kommunens sentralbord, og leietaker vil bli fakturert i forhold til skadeomfang og ekstrakostnad for utleier.
6. Leietaker skal straks gi beskjed til kommunens sentralbord dersom det er skader på lokale eller utstyr før det tas i bruk.
7. Ved uforutsette hendelser, som vannlekkasje og lignende, skal brannvesenets vakttelefon kontaktes på tlf. 975 88 395. Brannvesenet har utstyr til skadebegrensning.
8. Leietaker skal rydde lokalene etter bruk slik at stoler/bord/utstyr er plassert som anvist. Er ikke annet avtalt, skal det være ryddet som når lokalene ble tatt i bruk. Bord og stoler skal tørkes av.
9. Bruk av kjøkken skal avtales på forhånd. Er kjøkken brukt, skal det ryddes. Dette inkluderer også all oppvask og kildesortering av avfall. Avfall deponeres i tråd med oppslag i det enkelte bygg.
10. Leietaker må vise aktsomhet ved bruk av levende lys.
11. Alle kommunale bygg er røykfrie. Det er heller ikke anledning til å røyke ved inngangspartiene. På skolene gjelder røykeforbudet hele skolens område.
12. Rengjøring inngår i leieprisene. Bruk av lokaler som medfører ekstra renhold, slitasje og eventuelle servicetjenester vil bli fakturert.
13. Leietaker har ansvaret for å holde ro og orden i og utenfor lokalet.
14. Leietaker skal betale leie i henhold til gjeldende avgiftssatser. Det gis ikke fritak for leie utover det som fremgår av disse retningslinjene. Betaling skjer ved henting av nøkler/adgangskort med elektronisk betalingsløsning eller betalingskortterminal. Ved avbestilling senere enn 5 virkedager før arrangement/møte refunderes ikke innbetalt beløp.
15. Faste leietakere plikter å bruke tildelt tid. Dersom tildelt leietid ikke blir benyttet gjentatte ganger, kan leie, etter varsel, tildeles annen bruker.
16. Leietaker kan bestille tilrettelegging til møte/arrangement av utleier. Kostnader forbundet med dette betales etter gjeldende timepris ved avhenting av nøkler/adganskort. Ved avbestilling senere enn 5 virkedager før arrangement/møte refunderes ikke innbetalt beløp.
17. Arrangement og aktivitet i kommunal regi har første prioritet på bruk av kommunale lokaler. Faste leietidspunkt i regi av lag og foreninger og andre må vike ved kommunale behov. Utleier plikter å varsle leietaker med 14 dagers varsel. Ved krise og ulykkessituasjoner kan lokalene rekvireres av utleier med umiddelbar virkning.